削減IT支出的十項原則

人們常說“你不應(yīng)該削減發(fā)展所需的支出”，但你可以減少生存所需的支出。經(jīng)濟不確定性、貿(mào)易戰(zhàn)、甚至自然災(zāi)害不但會迫使企業(yè)機構(gòu)為了生存而不得不采取措施，還會形成“贏在拐點”的局面。鑒于此，首席信息官正面臨越來越大的壓力：他們不但要立竿見影地節(jié)省IT成本，而且還必須將成本削減對企業(yè)長期健康的損害降至最低?？紤]到僅今年的全球IT支出就預(yù)計達到近4萬億美元，實現(xiàn)這一目標的難度極大。

為此，首席信息官需要透徹地了解損益表和資產(chǎn)負債表中的所有IT項目，而這通常不在他們的管轄范圍內(nèi)。本文將概述快速削減支出的十項原則（參見圖一），幫助首席信息官應(yīng)對迫在眉睫的IT成本節(jié)省難題。

圖1 快速削減IT支出的十項原則

來源：Gartner（2019年）

對成本削減計劃的提醒：分配給這項工作的時間和精力通常取決于時間壓力。但無論時間壓力如何，都應(yīng)確認計劃的優(yōu)先級別，這是因為該計劃將作為執(zhí)行策略、方法和效果的長期依據(jù)。除了預(yù)算規(guī)模之外，首席信息官還應(yīng)在一開始確認和建立企業(yè)“為了省錢而花錢”的準備程度和意愿。

在評估IT成本削減方案時應(yīng)牢記以下十項原則：

1) 以立即起效為目標：取消或削減企業(yè)機構(gòu)感到立即起效的項目（例如在數(shù)月內(nèi)起作用而不是數(shù)年內(nèi)才起作用的項目）。這可能包括每月“可有可無”的訂閱或每季度的許可證成本。

2) 削減而非凍結(jié)：專注于真正可以一起削減或淘汰的成本，而非僅僅在當(dāng)期臨時凍結(jié)、但之后又會重新出現(xiàn)的成本。會員制和訂閱就是很好的例子，尤其是因為您可以在將來隨時重新恢復(fù)它們。

3) 現(xiàn)金至上：以那些對損益表中的現(xiàn)金產(chǎn)生真正影響的項目為目標，比如削減SaaS或IaaS中的云成本，而不是削減所擁有的硬件資產(chǎn)（如果按資產(chǎn)類別計算，2018年的這項支出僅占跨行業(yè)IT支出的13%）。

4) 以未支付和未承付的費用為目標：未支付或未承付的款項所產(chǎn)生的影響最為直接，除非所支付的款項可以收回或者預(yù)付款項可以退還。務(wù)必對合同中的重新協(xié)商和終止條款進行評估。

5) 進行綜合分析并削減總運營支出和資本支出成本：Gartner IT關(guān)鍵指標數(shù)據(jù)（Gartner IT Key Metrics Data）顯示，25%的普通IT預(yù)算用于資本支出（capex）。雖然一般情況下，運營支出（opex）產(chǎn)生的影響最明顯，但削減資本支出也會有所幫助。因此在快速削減成本時務(wù)必考慮和削減整個IT支出范圍。

6) 計劃一次完成：由于難度很大并且會引起沖突（通常發(fā)生在人員方面），企業(yè)機構(gòu)有時不會在第一時間削減足夠的成本，而是會設(shè)法盡可能少地削減成本來“避免”沖突，因此企業(yè)機構(gòu)經(jīng)常不得不反復(fù)削減成本。

7) 沉沒成本無關(guān)緊要：就快速削減成本而言，沉沒成本的確無關(guān)緊要，但企業(yè)機構(gòu)還是需要考慮停止支付此類成本所帶來的成本效益或價值。

8) 削減酌量成本和非酌量成本：酌量成本通常是成本削減行動中第一個被削減的項目，但首席信息官仍應(yīng)尋找其他機會來減少非酌量成本的使用、服務(wù)等級和消費量（比如基礎(chǔ)設(shè)施）。可通過整體分析以了解可以保留哪些“改變業(yè)務(wù)”的成本。

9) 處理可變和固定成本：大多數(shù)企業(yè)機構(gòu)重視可變成本，比如電信費用或承包費用等，這是因為它們更容易削減。但請不要忽視杜絕租金或工資等固定成本的可能性。固定成本的另一個優(yōu)點是能夠同時削減相關(guān)的可變成本。

10) 檢查賬目：與財務(wù)合作伙伴一起完整檢查支出和資產(chǎn)負債表賬目，這將有助于確認能夠立即產(chǎn)生影響的運營支出和資本支出成本現(xiàn)金削減項目。

快速支出削減類別

下表列舉了削減以下幾類IT成本的簡單方法。

應(yīng)避免的常見成本削減風(fēng)險

快速削減成本會增加一些重大風(fēng)險的可能性。如果為了滿足IT部門成本削減目標而一意孤行，卻不考慮對整個企業(yè)所產(chǎn)生的后果，那么最終可能對服務(wù)、職能或財務(wù)方面產(chǎn)生更大業(yè)務(wù)范圍的不利影響。這些風(fēng)險包括但不限于成本轉(zhuǎn)移、只盯住項目、在錯誤的地方削減成本以及增加員工流失率或降低士氣等后續(xù)影響。

當(dāng)面對迫在眉睫的成本壓力時，首席信息官仍需采取考慮周全的成本削減方法，從而確保在減輕風(fēng)險的同時，最大程度地降低對企業(yè)機構(gòu)的長期影響。對于首席信息官而言，削減成本可能是一項艱巨的任務(wù)，但密切關(guān)注節(jié)省結(jié)果以及實現(xiàn)這一目標的時機將會讓所在的企業(yè)機構(gòu)獲益匪淺。