探索財務(wù)轉(zhuǎn)型深水區(qū),聯(lián)想AOM自動化管理體系全面發(fā)力

隨著市場的發(fā)展和智能化的深入，財務(wù)正呈現(xiàn)出標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、結(jié)構(gòu)化、信息化和數(shù)字化的趨勢。作為全球領(lǐng)先的ICT 科技企業(yè)，聯(lián)想始終秉承“智能，為每一個可能”的品牌愿景，為用戶與全行業(yè)提供整合了應(yīng)用、服務(wù)和良好體驗的智能終端，以及強大的云基礎(chǔ)設(shè)施與行業(yè)智能解決方案。而在其內(nèi)部的財務(wù)智能化道路中，聯(lián)想也采取了頗具創(chuàng)新性的轉(zhuǎn)型方式。

選擇UiPath，搭建智能管理體系A(chǔ)OM

在以往的數(shù)字化、智能化實踐中，聯(lián)想始終堅持通過智能化驅(qū)動新業(yè)務(wù)增長并實現(xiàn)社會價值。在聯(lián)想看來，“數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型不僅僅是一把手工程，在具體實踐中，企業(yè)的轉(zhuǎn)型更需要全員的數(shù)字化及智能化，每名員工都應(yīng)成為‘?dāng)?shù)字化原住民’，這將是建立未來競爭力非常重要的組成部分”，而具有靈活、快速實施、可定制化等特點的自動化技術(shù)現(xiàn)已成為全民數(shù)字化建設(shè)中的關(guān)鍵力量。

在此背景下，聯(lián)想全球Solutions & Services Group（以下簡稱SSG）技術(shù)與解決方案交付團隊選擇UiPath作為其合作伙伴，戰(zhàn)略性規(guī)劃自動化實施范圍和Automation Operating Model（以下簡稱AOM）管理體系，通過IT智能化運維生態(tài)系統(tǒng)，幫助整個企業(yè)實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型目標(biāo)，涵蓋的業(yè)務(wù)部門包括人力資源、財務(wù)、供應(yīng)鏈、審計、銷售、服務(wù)等。

降本增效，多流程減輕財務(wù)工作壓力

在企業(yè)的各個業(yè)務(wù)領(lǐng)域中，財務(wù)的自動化對企業(yè)意義重大，是推動公司發(fā)展的關(guān)鍵驅(qū)動力。由于聯(lián)想具有客戶多、交易量大、數(shù)據(jù)量大、員工眾多等特點，財務(wù)的工作質(zhì)量和效率提升也充滿了各種挑戰(zhàn)。因此，聯(lián)想首先將財務(wù)部門作為自動化項目中的重點領(lǐng)域，以圖用自動化技術(shù)為財務(wù)轉(zhuǎn)型打開新思路。

1.打破系統(tǒng)屏障，實現(xiàn)無縫跨系統(tǒng)連接

聯(lián)想內(nèi)部的一些財務(wù)報表，需要從多個系統(tǒng)下載數(shù)據(jù)，進行手工合并和數(shù)據(jù)加工后才能出具，其中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)還需要跨系統(tǒng)對其準(zhǔn)確性進行核驗。通過自動化技術(shù)，聯(lián)想得以打破系統(tǒng)屏障，快速部署并實現(xiàn)業(yè)務(wù)需求。比如在聯(lián)想的日常運維中，國外的稅務(wù)相關(guān)證書需要核對兩個不同系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性，以保證稅務(wù)數(shù)據(jù)的整體準(zhǔn)確性。在使用UiPath自動化技術(shù)為這項跨系統(tǒng)檢查任務(wù)實現(xiàn)自動化后，不僅極大節(jié)省了人力，還使員工擁有更多時間去做更有價值的工作。此外，針對快速實現(xiàn)數(shù)據(jù)校驗的需求，機器人也發(fā)揮出了高效率、低成本的技術(shù)優(yōu)勢。例如聯(lián)想ECC升級S4項目，系統(tǒng)并行階段的科目余額核對和明細均能夠通過自動化機器人從兩個系統(tǒng)分別自動下載、自動核對，并標(biāo)記差異，流程效率有了顯著提升。

2.替代重復(fù)性的日常財務(wù)操作，讓流程更簡單

由于業(yè)務(wù)眾多，聯(lián)想的對公報銷業(yè)務(wù)數(shù)目龐大。在原流程中，每個部門的員工都需要根據(jù)發(fā)票上的信息填寫報銷單，然后在系統(tǒng)中提交報銷申請，通過審批后再將單據(jù)下載并打印交給財務(wù)。這一方式不僅效率低下，流程質(zhì)量也很不穩(wěn)定。在部署自動化軟件機器人后，通過將OCR、智能自助對話機器人等智能技術(shù)結(jié)合，機器人便能夠自動通過OCR識別發(fā)票并整理數(shù)據(jù)，完成系統(tǒng)填報和提交，并將報銷明細導(dǎo)出發(fā)送給員工。實施自動化后，整體業(yè)務(wù)流程時間節(jié)約至少90%，發(fā)票的智能識別準(zhǔn)確率也提升至近98%，校驗的精細度和時效性也都得到了大幅度提升。更重要的是，通過票據(jù)的全面影像化、結(jié)構(gòu)化、數(shù)據(jù)化，企業(yè)對費用的內(nèi)審管控也能夠在線高效便捷完成。此外，UiPath自動巡檢機器人還會對系統(tǒng)自動進行巡檢和報單，最大幅度降低系統(tǒng)異常對業(yè)務(wù)產(chǎn)生的影響。

3.融合AI技術(shù)，實現(xiàn)超自動化核心支撐技術(shù)升級，快速推動企業(yè)數(shù)字化落地

在充分利用機器學(xué)習(xí)、自然語言處理、OCR等技術(shù)對規(guī)模龐大、邏輯復(fù)雜數(shù)據(jù)進行處理后，UiPath業(yè)務(wù)自動化平臺幫助聯(lián)想顯著提升了原本的工作效率。例如，SSG Finance有一些特殊的、邏輯復(fù)雜的財務(wù)報表需要在每月月末出具，但因其數(shù)據(jù)量大、計算量繁重，為了不在月結(jié)期間對核心系統(tǒng)產(chǎn)生壓力，聯(lián)想采用了人工智能驅(qū)動的業(yè)務(wù)自動化技術(shù)，使這一業(yè)務(wù)的效率最終提高了97%。原本需要一名員工花費一整天時間下載數(shù)據(jù)并處理的報表，如今機器人只需15分鐘便可準(zhǔn)確完成，在月結(jié)期間有效釋放了大量人力和時間去從事更有價值的分析工作。

同時，機器人在數(shù)據(jù)量龐大的邏輯處理上也具有較大優(yōu)勢，能夠不斷為各項工作和報表的交付提速。例如，在集團Trial Balance關(guān)鍵賬目核對的自動化項目中，機器人能更好的指導(dǎo)完成月結(jié)并加速月結(jié)進度；還可實現(xiàn)產(chǎn)品成本的自動分析計算，幫助成本經(jīng)理從幾百萬個零部件中快速檢索到合適的產(chǎn)品，以及計算最終報價。

4.關(guān)鍵流程自動化，幫助管理層更精準(zhǔn)、更及時地做出財務(wù)決策

現(xiàn)金流是企業(yè)維持生計所需，以及支付供應(yīng)商和投資關(guān)鍵業(yè)務(wù)資產(chǎn)所需的重要資金，一旦出現(xiàn)異常情況，將會對企業(yè)產(chǎn)生不可預(yù)估的負面影響。因此，企業(yè)現(xiàn)金流預(yù)測的準(zhǔn)確性和及時性非常重要。聯(lián)想財務(wù)部門在每周三前需精確預(yù)算未來90天內(nèi)需要支付的款項，但因現(xiàn)金流量數(shù)據(jù)龐大，校驗邏輯復(fù)雜，全球費用團隊往往需要額外加班，才能整理出正確的預(yù)算報表，且每次操作都費時費力。在實施了UiPath自動化技術(shù)之后，機器人會自動下載、整理、計算全部數(shù)據(jù)，員工只需要每周一查收FTP中的數(shù)據(jù)結(jié)果文件并進行檢查即可，這樣不僅能夠節(jié)省大量人力，還提升了數(shù)據(jù)的及時性和準(zhǔn)確性，幫助管理層更加快速、準(zhǔn)確、及時地做出決策。

此外，收入成本分析報表也是管理層關(guān)注的重要報表，聯(lián)想的成本團隊每月需要跨系統(tǒng)從ERP和SharePoint下載數(shù)據(jù)，然后對數(shù)據(jù)進行整理和校驗并出具報表。該流程需手工操作，效率低下。機器人上線后，成本團隊可以更加及時地交付準(zhǔn)確的收入成本分析報表。自動化技術(shù)的引入，不僅提高了財務(wù)效率，更是從各個環(huán)節(jié)減輕員工壓力，讓財務(wù)部門的員工擁有更多時間去實現(xiàn)分析和優(yōu)化建議等工作。

定制化智能管理體系，打造財務(wù)自動化新未來

綜合來看，UiPath業(yè)務(wù)自動化平臺通過為手工重復(fù)的財務(wù)處理流程實現(xiàn)自動化，縮短了處理時間，成功使流程效率平均提高了5-8倍，并大大提升了整體用戶體驗。

隨著聯(lián)想財務(wù)自動化智能化進程的加速，財務(wù)業(yè)務(wù)用戶在參與數(shù)字化的過程中，與機器人之間也磨合形成了更為高效的協(xié)作模式，數(shù)字化程度在深度和廣度上正在不斷擴大。

整體回顧，聯(lián)想財務(wù)部門自動化項目的成功，離不開SSG技術(shù)與解決方案交付團隊從上到下的重視。聯(lián)想在全面啟動自動化項目之初，結(jié)合多年的管理和自動化試點經(jīng)驗，與UiPath共同打造了適合聯(lián)想自動化發(fā)展現(xiàn)狀的AOM管理體系，該體系涵蓋了組織、治理、技術(shù)、流程、人員和文化等五大維度，并在此基礎(chǔ)上進行了業(yè)務(wù)自動化流程的開發(fā)與部署。AOM既是自動化計劃成功的關(guān)鍵，也為具體自動化項目的落地提供了充分的指導(dǎo)和支持。除此之外，聯(lián)想SSG技術(shù)與解決方案交付團隊還開發(fā)了聯(lián)想RPA管理運營平臺，旨在實現(xiàn)全方位管理和服務(wù)的一體化平臺，促進自動化在全企業(yè)層面的全面部署和推進。

在部署過程中,聯(lián)想不僅采用了UiPath業(yè)務(wù)自動化平臺中的前臺和后臺機器人，還額外增添了自助機器人“助小咖”以及移動端樂聊MyHub（二者均為聯(lián)想自研產(chǎn)品），力求實現(xiàn)員工與業(yè)務(wù)更加靈活的調(diào)配。

自助機器人“助小咖” 以及移動端樂聊MyHub：隨時隨地啟動機器人

不難看出，SSG技術(shù)與解決方案交付團隊是有規(guī)劃且有創(chuàng)新地系統(tǒng)性推進內(nèi)部自動化部署，全力加速企業(yè)的整體轉(zhuǎn)型進度，而這也正是聯(lián)想自動化項目成功的關(guān)鍵因素。未來，聯(lián)想將繼續(xù)加強與UiPath業(yè)務(wù)自動化平臺的友好合作，繼續(xù)推進企業(yè)各領(lǐng)域的自動化部署，賦能更多業(yè)務(wù)部門，運用自動化技術(shù)釋放業(yè)務(wù)潛能，創(chuàng)造更多商業(yè)價值。